RODO w kadrach – jak zabezpieczyć dokumentację kadrową?

Transfer i gromadzenie informacji w firmie objęte są przepisami Ustawy o o ochronie danych osobowych. Obowiązek ich zabezpieczenia spoczywa na przedsiębiorcach, którzy coraz częściej decydują się na szyfrowanie danych.

• Na czym polega szyfrowanie danych?
• RODO w kadrach, a szyfrowanie informacji
• W jaki sposób szyfrowanie danych wpływa na bezpieczeństwo?

Na czym polega szyfrowanie danych?

Dostęp do treści jest w obecnej rzeczywistości niezwykle pożądany, raporty, statystyki i wyniki sprzedażowe to niezwykle wartościowy materiał gromadzony w pamięci firmowych komputerów. Dane zbierane na twardych dyskach mogą stać się przedmiotem kradzieży, często nie wystarcza rozbudowany system zabezpieczeń zapory sieciowej, specjalne oprogramowanie, czy programy antywirusowe.

Szyfrowanie informacji sprowadza się do zmiany zawartości pliku z wykorzystaniem odpowiedniego klucza. Dzięki zastosowaniu wzoru matematycznego komunikacja internetowa staje się bezużyteczna dla osób postronnych, a w celu ochrony danych powstały specjalistyczne programy szyfrujące całe zbiory informacji.

RODO w kadrach, a szyfrowanie informacji

Prowadząc firmę jesteśmy w szczególny sposób narażeni na wyciek danych osobowych, brak wdrożonej polityki szyfrowania wpływa bezpośrednio na naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. To prowadzący działalność decyduje jakie środki zabezpieczające zostaną wykorzystane.

Zbiory przechowywane na twardych dyskach przez biura HR zawierają wrażliwe informacje dotyczące zatrudnionych pracowników, jednak RODO w kadrach to nie jedyny powód, dla którego warto szyfrować dane (SpecFile.pl). Możliwość szyfrowania całych folderów stwarza szansę na zabezpieczenie dużej ilości dokumentów, również dotyczących poufnych informacji na temat klientów firmy, czy wyników niejawnych analiz. W myśl obowiązujących przepisów całokształt dokumentacji pracowniczej, zarówno osobowej jak i płacowej, może być przechowywany w formie elektronicznej. Prowadzona polityka personalna też wymaga stosownych zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem oraz szkodliwym oprogramowaniem. Nowoczesne aplikacje pozwalają na przechowywanie zaszyfrowanych danych zarówno na twardym dysku komputera, dysku sieciowym, na pendrive, czy w tzw. chmurze.

W jaki sposób szyfrowanie danych wpływa na bezpieczeństwo?

Dzięki wdrożonej polityce szyfrowania dane firmy są właściwie chronione, a proces w najmniejszym stopniu nie spowalnia wydajności i efektywności procesów biznesowych. Środki w postaci specjalistycznych programów, aplikacji, zastosowane przez administratora lub podmiot przetwarzający dane, minimalizują ryzyko zniszczenia, utraty, wycieku i nieuprawnionego dostępu. Zabezpieczenia mają zapobiec, przede wszystkim uszczerbkowi fizycznemu, majątkowemu i niematerialnemu.

Obsługa dostępnych programów szyfrujących nie wymaga specjalistycznej wiedzy, w celu zabezpieczenia dokumentu wystarczy jedno kliknięcie. Istotne, że szyfrowanie dokumentów nie wymaga połączenia z Internetem, a edycja zaszyfrowanego pliku skutkuje zawsze automatycznym zabezpieczeniem po jego zamknięciu.