W ostatnich latach bardzo często zmieniają się przepisy dotyczące odliczania podatku VAT od samochodów służbowych oraz wydatków z nim związanych (koszty eksploatacji oraz zakup paliwa). Także i w tym roku wprowadzone zostaną nowe regulacje, tym razem bardziej korzystne dla przedsiębiorców.
- Odliczanie podatku VAT od paliwa
- Aktualne regulacje w prawie podatkowym
- Odliczanie paliwa od 1 lipca 2015 r.
Odliczanie podatku VAT od paliwa
Dotychczas właściciele małych i średnich przedsiębiorstw mogli odliczyć 100% podatku VAT od samochodów używanych wyłącznie w ramach działalności gospodarczej oraz 50% podatku w przypadku gdy pojazd używany jest do celów służbowych oraz prywatnych (tzw. samochód mieszany). Powyższe wytyczne wprowadziła nowelizacja Ustawy o podatku od towarów i usług, która weszła w życie z dniem 1 kwietnia 2014 r.
Ze względu na ciągłe zmiany w przepisach właściciele dużych firm często wynajmują biuro rachunkowe, którego zadaniem jest śledzenie wszystkich aktualizacji. Dzięki temu księgowość w firmie jest prowadzona z należytą starannością, a przedsiębiorca ma pewność, że nie pominie żadnych istotnych korzyści podatkowych. 100% odliczenie podatku VAT jest możliwe wtedy kiedy dopuszczalna masa całkowita pojazdu (samochodu, koparko-ładowarki czy koparki samojezdnej) nie przekracza 3,5 t oraz gdy w szczegółowej ewidencji wykaże się, że pojazd był używany tylko i wyłącznie w celach służbowych.
Natomiast, gdy samochód osobowy służy zarówno celom prywatnym jak i służbowym, można odliczyć tylko 50% VAT. Jest to rozwiązanie dużo prostsze i bezpieczniejsze (gdy przedsiębiorca odlicza 100% podatku VAT musi się liczyć z bardzo drobiazgowymi kontrolami organów podatkowych), ale też mniej korzystne z finansowego punktu widzenia. W praktyce wiele firm decyduje się właśnie na tę opcję, aby ograniczyć ryzyko sporu z urzędem skarbowym oraz uprościć prowadzenie dokumentacji.
Aktualne regulacje w prawie podatkowym
Teoretycznie jest możliwe odliczanie podatku VAT od zakupu paliwa, ale tylko w kilku wyjątkowych sytuacjach. Większość MŚP nie ma na chwilę obecną takiej możliwości. 100% podatku VAT można odliczyć od paliwa silnikowego, oleju napędowego oraz gazu przeznaczonego do napędu pojazdów samochodowych, jeśli sam pojazd wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej. Wymaga to jednak prowadzenia precyzyjnej ewidencji przebiegu pojazdu, w której przedsiębiorca musi udokumentować każdy wyjazd służbowy z podaniem celu, trasy oraz liczby przejechanych kilometrów.
Natomiast 50% podatku od zakupu paliwa można odliczyć w przypadku, gdy dotyczy to pojazdów samochodowych — co ważne — innych niż samochody osobowe, które posiadają odpowiednią liczbę miejsc. Najczęściej chodzi tu o vany czy busy. W praktyce jednak niewiele przedsiębiorstw się na to decyduje, gdyż przepisy są bardzo rygorystyczne i ciężko się do nich dostosować. Chociaż czasami zdarza się, że właściciele specjalnie w tym celu stawiają na profesjonalne usługi księgowe — zwiększa to co prawda koszty, ale w ostatecznym rozrachunku jest bardziej opłacalne, zwłaszcza gdy wartość odliczeń przewyższa koszt obsługi księgowej.
Warunki odliczenia 100% VAT od paliwa
Aby móc skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT od zakupu paliwa, przedsiębiorca musi spełnić szereg dodatkowych wymogów formalnych:
- Pojazd musi być zarejestrowany wyłącznie na firmę i nie może być wykorzystywany do celów prywatnych
- W ewidencji przebiegu pojazdu musi być odnotowany każdy wyjazd z podaniem celu podróży, trasy oraz liczby kilometrów
- Faktury za paliwo muszą być wystawione na dane przedsiębiorstwa, a nie na osobę fizyczną
- Przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić organom podatkowym, że pojazd nie był użytkowany prywatnie
W razie kontroli skarbowej urzędnicy mogą szczegółowo przeanalizować ewidencję oraz porównać ją z innymi dokumentami firmowymi (np. harmonogramem wizyt u klientów, zleceniami serwisowymi, protokołami ze spotkań). Jeśli wykryją rozbieżności, mogą zakwestionować prawo do odliczenia i naliczyć zaległe zobowiązania wraz z odsetkami.
Odliczanie paliwa od 1 lipca 2015 r.
Do 30 czerwca 2015 r. będą obowiązywać powyżej przedstawione regulacje, natomiast od 1 lipca br. zostaną wprowadzone korzystniejsze dla przedsiębiorców zmiany, które mają dotyczyć samochodów mieszanych. Właściciele firm będą mogli odliczyć 50% podatku VAT od zakupu paliwa dla samochodów wykorzystywanych w celach służbowych oraz prywatnych bez względu na ich rodzaj. Co za tym idzie, odliczeniu podlegać będzie także paliwo przeznaczone dla samochodów osobowych, co zgodnie z obecnymi przepisami nie jest możliwe.
Nie trzeba także spełnić dodatkowych warunków, dzięki czemu księgowość w firmie będzie miała o wiele prostsze zadanie. Zniesienie obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu oznacza znaczne odciążenie administracyjne dla przedsiębiorców, którzy dotychczas musieli skrupulatnie dokumentować każdy wyjazd służbowy. Zmiany, które zostaną wprowadzone od 1 lipca 2015 r., dotyczyć będą tylko pojazdów mieszanych — przepisy regulujące odliczanie 100% VAT od zakupu paliwa pozostaną takie same.
Praktyczne korzyści z nowych przepisów
Wprowadzenie uproszczonych zasad odliczania VAT od paliwa przynosi przedsiębiorcom kilka wymiernych korzyści:
- Zmniejszenie obciążeń administracyjnych — brak konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla samochodów mieszanych
- Obniżenie ryzyka sporów z organami podatkowymi — uproszczone przepisy eliminują szarą strefę interpretacyjną
- Realny wzrost płynności finansowej — możliwość odliczenia 50% VAT od każdego tankowania paliwa do samochodu osobowego
- Łatwiejsza optymalizacja kosztów — przedsiębiorcy mogą prostszymi metodami planować wydatki związane z eksploatacją pojazdów
Dla wielu małych i średnich firm te zmiany oznaczają oszczędności rzędu kilku tysięcy złotych rocznie. W przypadku przedsiębiorstw posiadających flotę kilku samochodów osobowych korzyści mogą być jeszcze bardziej znaczące. Warto pamiętać, że odliczenie dotyczy wyłącznie podatku VAT — koszty zakupu paliwa w dalszym ciągu mogą być rozliczane w ramach kosztów uzyskania przychodu zgodnie z obowiązującymi zasadami podatku dochodowego.
