Nie jesteś zadowolony z pracy swojego księgowego? Nie wywiązuje się ze swoich obowiązków? Usługi, które ci oferował, nie są wykonywane w należyty sposób? Najwyższy czas to zmienić. Zajmie ci to trochę czasu, ale na pewno będzie to zmiana na lepsze. Jak to zrobić?
Poszukiwania ideału
Najgorsze zawsze są początki. Biur księgowych jest coraz więcej, jak więc wybrać idealnego kandydata, który poprowadzi naszą rachunkowość? Warto popytać znajomych, którzy również prowadzą firmy, poszukać opinii w Internecie, umawiać się z biurami na rozmowy dotyczące warunków współpracy, pytać o referencje itp. Profesjonalny księgowy (przykład strony biura księgowego: www.dobry-ksiegowy-krakow.pl) musi posiadać wiele cech, które będą przydatne w prowadzeniu księgowości. O co musimy na pewno go zapytać?
Wywiad z kandydatem
Jeśli jesteśmy już umówieni z potencjalnym kandydatem warto zadać mu kilka pytań, które prawdopodobnie zadecydują o tym, czy podejmiemy z nim dalszą współpracę.
1. Doświadczenie. Kompetentny księgowy to doświadczony księgowy. Warto zapytać o staż, poznać metody pracy, na jakich warunkach dana osoba działa, w jakim systemie finansowo-księgowym prowadzi rachunkowość itp. Takie proste na pozór pytania mogą nam wiele powiedzieć o potencjalnym kandydacie.
2. Wsparcie. Warto wychodzić poza ramy. Niestety są biura, które nie oferują doradztwa, a sporo firm na to liczy. Jeśli biuro rachunkowe ma w swojej ofercie takie wsparcie to nie mamy nad czym się zastanawiać.
3. Koszty. Lepiej ustalić to na samym początku. Czasem za niską kwotą kryją się mniejsze zobowiązania. Jeśli mamy połowę rzeczy robić sami, to chyba nie w tym rzecz. Czasem lepiej zapłacić więcej, ale mieć pewność, że jesteśmy obsługiwani w 100%.
Jak zmienić księgowego?
Kiedy już zmieniamy księgowego warto jest zrobić to na tzw. zakładkę. Nową osobę należy wprowadzić w szczegóły dotyczące specyfiki naszej firmy i w tej samej chwili wypowiedzieć umowę księgowemu, z którego usług nie jesteśmy zadowoleni.
O czym pamiętać?
Rozwiązując umowę z poprzednim księgowym trzeba pamiętać przede wszystkim o odwołaniu pełnomocnictw i odbiorze dokumentów, jakie były w danym biurze rachunkowym. Musimy pamiętać o fakturach, rachunkach, umowach, a także potwierdzeniach zapłaty należności, wyciągach bankowych i innych dokumentach, jakie powierzyliśmy. Powinniśmy, a nawet musimy otrzymać prowadzone księgi, ewidencję wyposażenia i przebiegu pojazdów, ewidencję faktur, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych, rejestry VAT, rozliczenia ZUS, deklaracje podatkowe i inne dokumenty związane z kadrami i płacami. Warto pamiętać, że odbiór ma być potwierdzony specjalnym protokołem.
Reszta formalności
Po podpisaniu umowy z nową osobą mamy obowiązek poinformować o tym odpowiedni urząd skarbowy. Musimy więc dokonać aktualizacji wpisu do CEIDG na formularzu CEIDG-1. Możemy to zrobić osobiście lub oddelegować do tego nowego księgowego, jednak trzeba pamiętać o wystawieniu mu wcześniej odpowiedniego pełnomocnictwa. Od tej pory nowa osoba może już zacząć swoją działalność.
